2026. 9. 21. 11:00ㆍ요양사업
1. 종이기록을 줄이는 것 이상의 변화가 필요합니다
요양시설에서 전자기록관리시스템(EHR)을 도입하는 이유는 단순히 종이 서류를 줄이기 위해서만은 아닙니다. 입소자의 건강상태, 투약과 복약관리, 식사와 배설, 낙상 및 사고 기록, 서비스 제공 내용 등을 전산으로 관리하면 필요한 정보를 보다 빠르게 확인하고 직원 간 공유할 수 있습니다. 요양시설은 간호인력, 요양보호사, 사회복지사 등 여러 직종이 한 입소자의 정보를 함께 관리하기 때문에 기록이 분산되면 동일한 내용을 반복해서 작성하거나 과거 기록을 찾는 데 시간이 걸릴 수 있습니다. EHR은 이러한 정보를 한곳에서 관리해 기록의 접근성과 업무 연속성을 높이는 데 도움을 줄 수 있습니다. 장기요양시설 관련 연구에서도 전자기록의 주요 장점으로 정보 접근성 향상과 오류 감소, 업무 효율성 개선 등이 제시되고 있습니다.
2. 비용은 프로그램 가격이 아니라 전체 투자비로 계산해야 합니다
EHR 도입 비용을 판단할 때 월 사용료나 초기 프로그램 비용만 비교해서는 안 됩니다. 태블릿이나 PC 같은 장비 구입비, 네트워크 구축, 기존 기록의 데이터 이전, 직원 교육, 유지보수와 시스템 업그레이드 비용까지 포함해 전체 비용을 계산해야 합니다. 해외 장기요양시설 연구에서도 초기 도입비용은 전자기록시스템 도입을 가로막는 대표적인 요인으로 나타났으며, 기술 인프라와 교육, 유지관리 비용 역시 주요 부담으로 지적됐습니다. 따라서 시설 규모가 작다고 단순히 저가 시스템을 선택하기보다 현재 입소자 수와 직원 수, 기록량, 필요한 기능을 기준으로 실제 3~5년 동안 들어가는 총비용을 비교하는 것이 현실적입니다.
3. 비용 대비 효과는 직원의 업무시간에서 확인해야 합니다
EHR의 비용 대비 효과를 확인하려면 단순히 프로그램 가격과 비교하기보다 직원들의 기록 업무가 얼마나 달라졌는지를 측정해야 합니다. 종이기록을 찾는 시간, 동일한 내용을 여러 문서에 반복해서 작성하는 시간, 교대근무자에게 정보를 전달하는 시간 등이 줄어들면 행정업무의 효율성을 높일 수 있습니다. 또한 입소자의 과거 상태와 서비스 기록을 빠르게 확인할 수 있어 기록 누락이나 정보 전달 과정에서 발생할 수 있는 오류를 줄이는 데도 도움이 될 수 있습니다. 다만 도입 직후부터 생산성이 높아진다고 기대해서는 안 됩니다. 연구에서는 초기에는 오히려 기록시간과 교육 부담이 증가할 수 있으며, 시스템이 현장 업무흐름에 제대로 맞지 않을 경우 직원들의 부담이 커질 수 있다고 지적합니다. 따라서 ROI를 계산할 때는 인력 감축보다는 기록시간 절감, 중복업무 감소, 정보 접근성 향상, 기록 정확성 개선 등을 중심으로 평가하는 것이 적절합니다.
4. 결국 중요한 것은 ‘비싼 시스템’이 아니라 ‘현장에서 쓰이는 시스템’입니다
EHR의 성패는 기능이 얼마나 많은가보다 직원들이 실제로 쉽게 사용할 수 있는가에 달려 있습니다. 2026년 국내 연구에서는 경남 소재 노인요양시설 3곳의 직원 128명을 대상으로 전자기록시스템 만족도를 조사했으며, 연구 목적 역시 사용자 관점에서 시스템의 개선 방향을 찾는 데 있었습니다. 실제 도입을 검토하는 시설이라면 요양보호사가 현장에서 빠르게 입력할 수 있는지, 간호기록과 서비스 제공기록이 충분한지, 모바일·태블릿 사용이 편리한지, 직원별 접근권한을 세분화할 수 있는지, 장애 발생 시 기술지원이 신속한지 등을 확인해야 합니다. 또한 병원이나 다른 의료기관과 정보를 주고받아야 하는 경우에는 시스템 간 연계 가능성도 중요한 검토 대상입니다. 결국 EHR은 단순히 프로그램을 구매하는 것이 아니라 시설의 기록관리 방식을 바꾸는 투자입니다. 도입 전 총비용을 계산하고, 도입 후 기록시간과 업무중복이 실제로 얼마나 줄었는지를 측정해야 비용 대비 효과를 제대로 판단할 수 있습니다.
핵심 정리
요양시설의 EHR 도입은 종이기록을 전자화하는 것에서 끝나는 것이 아니라 입소자 정보의 통합관리, 직원 간 정보공유, 기록업무 효율화를 목표로 접근해야 합니다. 다만 초기 장비비와 시스템 비용뿐 아니라 교육, 데이터 이전, 유지보수 등 장기적인 비용까지 함께 계산해야 합니다.
비용 대비 효과를 판단할 때는 인건비 절감만을 기대하기보다 기록시간 감소, 중복업무 축소, 정보검색 편의성, 기록 정확성, 인수인계 효율성 등을 종합적으로 살펴봐야 합니다. 특히 도입 초기에는 직원 교육과 적응 때문에 업무 부담이 일시적으로 증가할 수 있으므로 충분한 준비기간을 두는 것이 필요합니다.
결국 시설에 적합한 EHR은 가장 많은 기능을 가진 시스템이 아니라 현장 직원들이 쉽게 사용하고 지속적으로 활용할 수 있는 시스템입니다. 도입 전에는 여러 업체의 비용과 기능을 비교하고, 실제 사용자인 요양보호사·간호인력·사회복지사의 의견을 반영하는 것이 중요합니다.